Kako odabrati računovođu i dogovoriti što preuzima

Računovođu birajte prema poslovima koje treba preuzeti i načinu na koji ćete surađivati. Mjesečna cijena postaje usporediva tek kad znate što uključuje. Posebno provjerite očekujete li samo obradu dokumentacije ili i redovit pregled novca, upozorenja na obveze te razgovor prije poslovne odluke.

Pripremite kratak opis poslovanja

Prije razgovora zapišite pravni oblik, djelatnost, broj zaposlenih i približan mjesečni broj računa. Dodajte poslujete li s inozemstvom, prodajete li putem interneta te koje programe koristite. Navedite i zapostavljenu dokumentaciju, ako je ima.

Pošaljite isti opis svakom kandidatu. Zatražite pisanu ponudu s uključenim poslovima, dodatnim naknadama i uvjetima promjene cijene. Pitajte kako obračunavaju naknadu kad poraste broj dokumenata ili zaposlite novu osobu. Zaostalu obradu odvojite od buduće mjesečne usluge.

Pitanja koja razjašnjavaju suradnju

• Tko će obrađivati moju dokumentaciju i tko ga mijenja tijekom odsutnosti?
• Kojim putem i do kojeg dogovorenog datuma dostavljam račune i izvode?
• Kako doznajem da dokument nedostaje ili da je podatak nejasan?
• Koje izvještaje dobivam i možete li pokazati anonimizirani primjer?
• Jesu li obračuni plaća, godišnji poslovi i odgovori na moje upite uključeni u cijenu?
• Je li praćenje naplate moja obveza ili nudite i taj posao?

Zatražite da vam objasne jedan izvještaj običnim jezikom. Ako vam treba pregled obveza za sljedeći mjesec, pitajte dobivate li ga automatski i kada. Jednako jasno dogovorite koliko brzo možete očekivati odgovor na redovni upit te kako prijavljujete hitan problem.

Za eRačune navedite osobu uz svaki posao

U hipotetskom dogovoru vi pripremate podatke za izlazni račun, a servis ga kontrolira i obrađuje u knjigama. Netko još mora pratiti slanje i primitak. Prođite cijeli postupak sa servisom i dobavljačem programa te provjerite koje se obveze primjenjuju baš na vaše poslovanje.

• Tko izrađuje i šalje eRačun, a tko prati je li uspješno dostavljen?
• Tko pregledava ulazne račune i potvrđuje da odgovaraju stvarnoj nabavi?
• Tko rješava odbijeni račun ili tehničku pogrešku i kome je prijavljuje?
• Tko provjerava potrebna ovlaštenja, fiskalizaciju i izvještavanje te prati status naplate?

Dogovorite i mjesto pohrane, način pristupa arhivi te postupak kad program ne radi. Naziv paketa usluge ili odgovor da program sve odradi ostavlja otvorenim pitanje tko će reagirati na pogrešku. Tražite ime odgovorne osobe i način obavještavanja.

Pristup podacima i granice ovlaštenja

Napravite popis sustava kojima servis treba pristup: računovodstveni program, ePorezna i druga rješenja koja koristite. Za svaki sustav zapišite treba li osobi samo pregled ili i predaja podataka. Koristite zasebne korisničke račune i predviđena ovlaštenja, uz provjeru dostupnih mogućnosti u pojedinom sustavu.

Osobne lozinke i vjerodajnice zadržite za sebe. Ako servis treba bankovne podatke, dogovorite dostavu izvoda ili odgovarajući pristup za pregled. Ovlast za pripremu naloga i ovlast za odobrenje plaćanja razjasnite zasebno. Provjerite možete li sami pristupiti svojim dokumentima i izvesti ih.

Dogovorite predaju podataka prije početka

U ponudi ili ugovoru razjasnite kako završava suradnja: rok obavijesti, naknadu za predaju ako postoji i oblik izvoza podataka. Zatražite popis dokumentacije koju preuzimate. Pri promjeni servisa uskladite datum do kojeg stari servis obrađuje poslove i datum od kojeg ih preuzima novi.

Na primopredaji provjerite poslovne knjige, otvorena potraživanja i obveze, predane prijave te potvrde o predaji. Zabilježite i neriješena pitanja. Dogovorite prijenos arhive i provjeru ovlaštenja kako ne bi ostalo nejasno tko dovršava započeti posao.

Nakon razgovora pošaljite kratak zapis dogovora na potvrdu. Tako prije početka možete uočiti posao za koji obje strane očekuju da ga radi ona druga.