Kako planirati novac dok čekate uplatu klijenta

Možete izdati račun od 2.500 € i istodobno na poslovnom računu imati premalo za obvezu koja dospijeva sutra. Za plan novčanog tijeka, odnosno cashflowa, trebate datum očekivane uplate. Izdani račun vodite među potraživanjima, a primljeni novac provjerite na izvodu. Razliku je lako previdjeti kad radite nekoliko poslova odjednom.

Plan za sljedeća četiri tjedna

Otvorite bankovni izvod i popis neplaćenih ulaznih i izlaznih računa. Zapišite početno raspoloživo stanje te očekivane priljeve i odljeve po tjednima. Uz svaki iznos stavite datum, pa ćete vidjeti i obvezu koja dospijeva prije uplate u istom tjednu.

• Uz kupčev račun upišite rok plaćanja, očekivani datum uplate i kontakt osobe koja ga obrađuje.
• Za odljev upišite iznos i datum plaćanja. Dodajte poznate obveze koje tek čekaju račun.
• Označite je li datum uplate kupac potvrdio ili ste ga sami procijenili.
• Svakog tjedna zamijenite plan stvarnim uplatama i plaćanjima te dodajte novi četvrti tjedan.

Za svaki tjedan računajte: početno stanje plus primljeni novac minus plaćene obveze. Završno stanje prenesite kao početno za idući tjedan. Usporedite plan s izvodom kako djelomična uplata ili bankovna naknada ne bi ostala izvan pregleda.

Hipotetski primjer s uplatom u trećem tjednu

Zamislite posao s početnih 1.500 € i jednim nenaplaćenim računom od 2.500 €. U ovom pojednostavljenom primjeru nema drugih priljeva ni odljeva:

• Prvi tjedan: 1.500 € minus 700 € obveza. Na kraju ostaje 800 €.
• Drugi tjedan: 800 € minus 400 € obveza. Na kraju ostaje 400 €.
• Treći tjedan: prvo stiže uplata od 2.500 €, zatim plaćate 500 €. Završno stanje iznosi 2.400 €.
• Četvrti tjedan: bez dodatnih promjena stanje ostaje 2.400 €.

Najniže stanje u tom rasporedu iznosi 400 €. Redoslijed u trećem tjednu mijenja rezultat tijekom tjedna: ako obveza od 500 € dospijeva prije uplate, nedostaje vam 100 €. Isti manjak nastaje ako kupac uplatu pomakne u četvrti tjedan, a trošak ostane u trećem.

Zato uz osnovni plan napravite i verziju s kasnijom uplatom najvećeg računa. Kad vidite manjak, ranije provjerite datum naplate i s dobavljačem razgovarajte o mogućem dogovoru. Svaku promjenu roka zabilježite tek kad je dogovorena.

Praćenje naplate bez traženja po porukama

Vodite jedan popis potraživanja. U njemu neka budu broj računa, preostali iznos, dospijeće i bilješka zadnjeg razgovora. Dogovorite tko provjerava uplate i tko kontaktira kupca. Ako to radi računovođa ili druga osoba, napišite što točno preuzima.

Prije dospijeća možete provjeriti je li račun zaprimljen i nedostaje li dokument koji kupac traži. Nakon dospijeća najprije provjerite izvod, zatim pošaljite konkretan upit. Primjer poruke: "Za račun broj X, u iznosu Y, s dospijećem Z još ne vidimo uplatu. Molimo potvrdite očekivani datum plaćanja ili javite postoji li zapreka u obradi."

Odgovor unesite u isti popis i odredite datum sljedeće provjere. Kod djelomične uplate odmah smanjite preostali iznos. Ako kupac osporava račun, razjasnite razlog i sačuvajte dokumentaciju; daljnji postupak naplate provjerite sa stručnom osobom za konkretan slučaj.

Što vam ovaj plan govori

Plan pokazuje kada očekujete novac za plaćanje. Dobit i porezne obveze zahtijevaju zaseban obračun. Ni stanje poslovnog računa samo po sebi ne određuje koliko možete isplatiti sebi: pravila i osnova isplate ovise o pravnom obliku poslovanja i konkretnoj situaciji, što trebate provjeriti s računovođom.